○新発田地域広域事務組合附属機関等の会議の公開に関する要綱
平成19年3月29日
告示第3号
(趣旨)
第1条 この要綱は、新発田地域広域事務組合情報公開条例(平成18年新発田地域広域事務組合条例第5号。以下「条例」という。)第23条に規定する実施機関に置く附属機関及びこれに類するもの(以下「附属機関等」という。)の会議の公開に関し、必要な事項を定めるものとする。
(非公開等の決定)
第3条 附属機関等の長は、当該附属機関等の会議の全部又は一部の非公開を決定することができる。
2 前項の場合において、附属機関の長は、必要に応じて出席委員の意見を聞くことができる。
3 附属機関等の長は、当該附属機関等の会議の全部又は一部を公開しない旨の決定をしたときは、その理由を明らかにしなければならない。
(会議開催の事前周知)
第4条 附属機関等は、会議を開催するに当たつては、当該会議の開催日の1週間前までに、次の事項を記載した会議開催案内(別記様式)を総務課長へ送付するものとする。ただし、会議を緊急に開催する必要が生じたときは、会議の開催決定後、速やかに送付するものとする。
(1) 会議の名称
(2) 開催日時
(3) 開催場所
(4) 議題
(5) 公開・非公開の別(非公開の場合はその理由)
(6) 傍聴者の定員及び手続(公開する場合のみ)
(7) 問い合わせ先
2 総務課長は、前項に規定する送付を受けたときは、直ちに、総務課で閲覧に供するとともに、当該会議開催案内に掲げる事項を組合のホームページに登載するものとする。
(公開の方法)
第5条 附属機関等の会議の公開は、会議の傍聴を希望する者に対し、当該会議の傍聴を認めることにより行う。
2 附属機関等は、公開する会議において傍聴を認める者の定員をあらかじめ定め、当該会議の会場に傍聴席を設けるものとする。
3 傍聴を希望する者が前項の定員を超えるときは、先着順により傍聴者を決定するものとする。ただし、附属機関等が必要と認めるときは、抽選その他の方法によることができる。
4 附属機関等の長は、会議の公正かつ円滑な運営又は会議内の秩序の維持のために必要と認めるときは、傍聴者に対して会場からの退席を求めることができる。
(会議資料の提供)
第6条 附属機関等は、会議を公開した場合においては、傍聴者に対し会議次第及び会議資料を配布するものとする。ただし、会議資料に条例第7条に規定する不開示情報が含まれる場合は、この限りでない。
2 会議資料が図面、地図、写真、報告書等である場合については、当該会議が終了するまでの間、会議の会場に備え置き、傍聴者の閲覧に供するものとする。
(会議録の作成)
第7条 附属機関等は、会議の終了後、次に掲げる事項を記載した会議録を作成しなければならない。
(1) 会議の名称
(2) 開催日時
(3) 開催場所
(4) 出席者の氏名
(5) 議題
(6) 公開・非公開の別(非公開の場合はその理由)
(7) 傍聴者の数(公開した場合のみ)
(8) 配布資料の名称
(9) 審議の内容
(10) その他附属機関等が必要と認める事項
2 附属機関等は、会議を公開した場合においては、当該会議に係る会議録の写しを総務課長へ送付するものとする。
3 総務課長は、前項に規定する会議録の写しの送付を受けたときは、総務課において当該会議録の写しを閲覧に供するものとする。
(運用状況の公表)
第8条 附属機関等の会議の公開に関する運営状況は、条例第27条の例により公表するものとする。
(委任)
第9条 この要綱に定めるもののほか、附属機関等の会議の公開について必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この要綱は、平成19年4月1日から実施する。
