○新発田地域広域事務組合文書管理規程
平成19年3月22日
訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めのあるものを除き、組合における文書の取り扱いについて、必要な事項を定め、もつて文書の適正な管理と、事務能率の向上を図ることを目的とする。
(1) 文書 事務を処理するため作成された書類、帳簿、伝票、図面、電報又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの及びその他電磁的、光学的等のあらゆる記録方式による資料等の記録一切をいう。
(2) 課等 新発田地域広域事務組合課制条例(昭和55年新発田地域広域事務組合条例第62号)に定める事務局の課、新発田地域広域事務組合行政組織規則(平成元年新発田地域広域事務組合規則第1号。以下「行政組織規則」という。)に定める会計課、虹の里交流館、新発田広域クリーンセンター、中条地区塵芥焼却場、新発田広域不燃物処理場及び新発田広域エコパーク並びに新発田地域広域事務組合消防本部組織規則(昭和47年新発田地域広域事務組合規則第4号。以下「消防本部組織規則」という。)に定める課、室、新発田地域広域事務組合消防署組織規程(昭和59年新発田地域広域事務組合消防本部訓令第1号。以下「消防署組織規程」という。)に定める署、分署及び出張所をいう。
(3) 事務局長 行政組織規則に定める事務局長をいう。
(4) 消防長 消防本部組織規則に定める消防長をいう。
(6) 文書事務主管係 行政組織規則に定める事務局総務課庶務係をいう。
(7) 文書事務担当係 課等において文書関係事務を担当する係(前号に規定する文書事務主管係を含む。)又は職員をいう。
(8) 供覧 収受した文書のうち、起案を必要とせず単に閲覧によつて完結する文書又は、処理の手続について上司の指示を受ける必要があると認められる文書について、上司の閲覧に供することをいう。
(9) 回議 起案文書を起案者の直属系統の上司に回付し、その承認を求めることをいう。
(10) 合議 決裁を受けようとする事案に関係を有する他の課等へ当該起案文書を回付し、その同意を得ることをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 すべて事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
(公文書式)
第4条 法規文書、公示文書及び令達文書(以下「例規文書」という。)及び一般文書並びに帳簿の書式文例は、別に定めるところによる。
(表記の基準)
第5条 文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 「公用文作成の考え方」の周知について(令和4年1月11日付け内閣文第1号内閣官房長官通知)
(6) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(7) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)
(文書番号)
第6条 文書には、例規文書(指令、達を除く。)にあつては文書事務主管係所管の令達番号簿により令達番号を、指令、達及び一般文書にあつては特別の定めがあるものを除き文書件名簿により文書番号をつけなければならない。この場合、文書番号には「新広事」又は課等の文字の記号を記入するものとする。
2 令達番号は毎年1月に始まり、12月末日で終る。
3 文書番号は、年度を通じ一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書は特に定められた場合を除くほか、完結するまで同一番号とし、「の2」「の3」の順で用いるものとし、軽易なものにあつては番号を省略して処理することができる。
(文書の記名)
第7条 組合から発する令達及び一般文書には特別の例式のあるものを除くほか、すべて管理者名を用いなければならない。ただし、施行する文書の性質により、事務局長名、消防長名、課長等名及び課等名を用いることができる。
(文書の日付)
第8条 発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。
第2章 文書の区分
(例規文書の区分)
第9条 例規文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定によつて制定するもの
イ 規則 法第15条の規定によつて制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項を一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人、又は一般に周知させるため公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 管理者が機関又は職員に指揮命令するもの
イ 内訓 訓令で機密に属するもの
ウ 指令 許可、認可の申請又は伺、願等に対し管理者が許可、認可の意思表示をするもの
エ 達 権限に基づいて団体又は個人に命令するもの
(一般文書の区分)
第10条 例規文書以外の文書の区分は、おおむね次のとおりとする。
(1) 通達 職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示し又は命令するもの
(2) 依命通達 補助機関が命令権者の命を受けて自己の名で通達を発するもの
(3) 上申 上司又は上級官公庁に対し意見又は事実を申告するもの
(4) 副申 経由文書の進達に意見を副えるもの
(5) 内申 上司又は諸官庁に内密に上申するもの
(6) 申請 許可、認可、補助等の指令を求めるもの
(7) 諮問 一定の機関に対し調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(8) 答申 諮問を受けた機関が諮問事項に対し意見を述べるもの
(9) 願 一定の事項について願い出るもの
(10) 届 一定の事項について届け出るもの
(11) 伺 上司の指示を請うもの
(12) 報告 一定の事実、その他について上司又は上級官庁に知らせるもの
(13) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(14) 照会 ある事項を問合せるもの
(15) 依頼 一定の事項を求めるもの
(16) 回答 照会、依頼又は協議に対し答えるもの
(17) 陳情 特定の事項について実情を訴え必要な措置を求めるもの
(18) 復命 命ぜられた任務の結果等について報告するもの
(19) 証明 特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するもの
(20) 議案 議会に対し議決を求めるもの
(21) 賞状 表彰状、感謝状等
(22) その他の文書 前各号に掲げる以外のもの
第3章 文書の収受
(到着文書の収受)
第11条 到着した文書及び物品は、文書事務担当係において収受し、次の各号により処理しなければならない。
(1) 親展その他開封を不適当と認めた文書(以下「親展文書等」という。)以外の文書は即時開封し、文書の余白に受付印を押して主管する課長等(以下「主管課長等」という。)に配布する。
(2) 前号の文書中特に重要と認められるものは、配布に先だち事務局長、消防長又は管理者の閲覧に供するものとする。
(3) 親展文書等は、封筒表面に受付印を押し、開封せずに名あて人又は主管課長等に配布する。この場合、名あて人が開封した結果処理を要するものについては、主管課長等に交付するものとする。
(4) 不服申立て、訴訟、その他収受の日付が権利の得喪に関係のある文書は、その余白に到着年月日及び時刻を記入して取扱者はこれに証印する。封皮のあるものはこれを添付しなければならない。
(5) 数課等に関係のある文書は、その関係の最も深い課等に配布しなければならない。この場合関係ある課等に回付するものとする。
(6) 誤送その他収受することができない文書等は、直ちに返送又は移送するものとする。
2 ファクシミリにより着信した文書のうち次に掲げるものは、到着した文書とみなし、前項に規定する処理を行うものとする。
(1) 組合に対する意見、要望、相談等
(2) 組合の内部及び組合と市町村又は県その他の地方公共団体との相互間における手続等で、公印の押印を省略できるもの
(3) その他主管課長等が重要と認めるもの
3 前項に規定するものを除き、ファクシミリにより受信する文書は、単なる事実の通知、情報交換に係る通知、資料の提供とし、この規定に基づく管理の手続を要しない文書とする。
4 電子メールにより受信した文書のうち次に掲げるものは、到着した文書とみなし、第1項に規定する処理を行うものとする。ただし、当該文書への受付印の押印及び文書番号の記載を省略することができる。
(1) 組合に対する意見、要望、相談等
(2) 組合の内部及び組合と市町村又は県その他の地方公共団体との相互間における手続等で、公印の押印を省略できるもの
(3) その他主管課長等が重要と認めるもの
(料金不足文書の取扱い)
第12条 送料の未納又は不足の文書等が到着したときは、相手方が官公庁その他必要と認めるものに限り、その料金を支払いこれを収受することができる。
(収受文書の配布)
第13条 第11条の規定により収受した文書等は、速やかに配布しなければならない。
2 速達文書は、その都度配布し、退庁時限間際に到着したものにあつても重要なもの及び至急に処理する必要があると認めるものは、その日に配布しなければならない。
(受領した文書の取扱い)
第14条 課長等は、配布を受けた文書等が、その主管に属さないと認められたときは、課等相互間で授受することなく直ちに文書事務担当係へ返付するものとする。
2 前項の場合、主管の判明し難いときは、文書事務担当係において速やかに上司の決定を受けるものとする。
(文書事務担当係以外で受領した文書の取扱い)
第15条 職員が正規の手続きを経ないで受け取つた文書又は課等で直接受領した文書があるときは、秘密の取扱いをするものを除き、直ちに文書事務担当係に回付し、第11条の手続きを経なければならない。
(文書件名簿)
第16条 課等は、文書件名簿を備え、収受については黒又は青字で、発信は赤字をもつて記載しなければならない。ただし、事務局の課等においては、文書事務主管係が備える文書件名簿に記載するものとする。
(事務処理の原則)
第17条 事務の処理は、文書によつて行い、課長等が中心となり期限のあるものは期間内に、その他にあつては3日以内に処理することを原則とする。
2 課長等は、前項の規定により遅滞なく処理案を作成し、上司へ回議又は回覧するとともに絶えず事務の迅速な処理に注意しなければならない。
(事務処理の指示)
第18条 課長等は、文書の配布を受けた場合は直ちにこれを査閲し、課等の文書事務担当係に文書件名簿へ記載させたうえ処分意見又は処理方針等を指示し、自ら処理するものを除くほか、これを担当者に交付しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、課長等は、文書事務主管係と協議の上、文書件名簿の記載及び受付印を省略することができるものとする。
3 特に重要又は異例な文書で上司の指示により処理を要するもの、又は事務の性質により直ちに処理することができないものは「一応回覧」と朱書し、なるべくその理由を簡単に記載して速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
4 前項以外の一般文書は、その内容に応じ、上司に供覧し、又は関係ある課等に回覧しなければならない。
(丈書分類及び保管区分の記載)
第19条 担当者は、交付された文書欄外余白にファイル基準表に基づく文書分類(フォルダー名)及び当該文書の保管又は保存期間を記入した後、遅滞なく処理案を作成しなければならない。
第4章 起案及び回議
第20条 処理案は、起案用紙を用いて作成し回議に付するものとする。
2 簡易な事件又は定例なものの処理については、その文書の余白に処理案を記載し、又は一定の帳票により起案書にかえることができる。
3 督促、質疑、照会、回答等で軽易な事項に対しては、往復用箋又は符箋を用いる等便宜な方法によることができる。
(秘密文書の処理)
第21条 秘密文書は、課長等又は特に指名された者が起案して自ら持ち回り、又は秘密袋に入れて授受する等他に漏れない方法をとらなければならない。
(起案)
第22条 起案は、表記の基準により文意は正確、簡明平易で、かつ、字画は明瞭に記載した起案書により行うものとし、重要又は異例に属する事件については、処分の理由及び準拠法令、予算関係、その他参考となるべき事項をその末尾に付記し、又は関係書類を添付しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、簡易な事案又は定例的なものの処理については、その文書の余白に処理案を記載し、又は一定の帳票等により起案し、処理することができる。この場合による決裁は、起案文書に当該事案の決裁権者が決裁をした旨を署名又は押印する方式により行うものとする。
3 起案書の字句を訂正したときは、その箇所に訂正印を押さなければならない。
(起案書の取扱い)
第23条 起案書の取扱いは、次の各号によらなければならない。
(1) 事件の内容により取扱上及び施行上の注意欄に例規、重要、秘、至急、公告掲示等と記入する。
(2) 電報、書留、速達、親展、内容証明、配達証明又は経由、申達等施行上特別の取扱いを要するものはその旨を、添付物あるものは「添付物有」「別紙別便」「添付物のみ発送」等と取扱上及び施行上の注意欄に記入し、添付物には「第何号添付物」と明記し、起案書の末尾に添付する。
(3) 記号番号、受理年月日(収受文書に基づく起案の場合)、起案年月日、保管保存の期間及び所属課係名をそれぞれ所定の欄に記入し、起案者の職・氏名(姓と職名で略記することができる。)を記載して認印する。
(4) 特に急を要するもの又は説明を要するものについては、主管課長等が携帯して決裁を受けるものとする。
(決裁区分)
第24条 起案書には、新発田地域広域事務組合事務決裁規程(平成9年新発田地域広域事務組合訓令第3号)に定めるところにより決裁区分を表示しなければならない。
2 前項の決裁区分の表示は、次に掲げる区分によるものとし、表示にあたつては、当該部分を円で囲むものとする。
(1) 管理者が決裁すべきもの
(2) 事務局長が専決すべきもの
(3) 消防長が専決すべきもの
(4) 総務課長が専決すべきもの
(5) 施設の長等が専決すべきもの
(6) 消防本部の課(室)の長及び消防署長が専決すべきもの
(7) 消防署の機関の長が専決すべきもの
(回議文書の後閲)
第25条 回議に係る上司(決裁権者を除く。)が不在で、かつ、回議が急を要する場合又は当該上司の不在が長期にわたる場合等やむを得ない場合に限り、当該上司の回議欄に後閲を表示し次の回議者へ回付することができる。
2 前項の後閲については、当該上司在庁の際、当該文書を速やかに後閲に供さなければならない。
(合議及び供覧)
第26条 他課等に関連のある事件は、主管課長等の決裁後に関係する課等の合議に付さなければならない。
2 前項において、関係する課長等(以下「関係課長等」という。)がその意見を異にするときは、相互に協議し、その意見が一致しないときは、意見を書いた符せんを付けて速やかに上司の指示を受けなければならない。
3 再回覧を求めない合議書であつて決裁の主旨が当初の起案と異るときは、執行前に関係課長等に回覧しなければならない。廃案となつたときも同様とする。
4 同一事件の関係書類で、往復事件が数回にわたるときは、主件の起案書をもとにし、往復年月日順に綴つて合議のうえ上司の決裁を受けなければならない。
5 起案を要しない文書で供覧を要するものは、直ちに上司の閲覧に供するものとする。
6 電話による往復事件中重要なものは、主管課等において電話回議書としてその要領を記載し、取扱者が署名押印し、課長等の閲覧に供さなければならない。
(議案、条例、規則案等の合議)
第27条 次に掲げるものについては、文書事務主管係と合議のうえ、事務局長の審査を受けなければならない。
(1) 組合議会に発案すべき事件
(2) 他の執行機関又は附属機関に関する処分案
(3) 条例、規則、規程、訓令等の制定又は改廃
(持回り回議)
第28条 回議文書で、緊急に処理を要するもの若しくは秘密を要するもの又は重要なもので特に説明を要するもの等にあつては、関係する職員が持回り回議をすることができる。
(決裁月日の記入)
第29条 決裁を終えた起案書には、決裁者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。
第5章 文書の施行
(施行番号等)
第30条 文書の施行番号は、当該事案について第6条の定めにより付するものとする。
(浄書印刷)
第31条 決裁済み文書(以下「原議」という。)で施行のため浄書又は印刷を要するものは、主管課等において浄書又は印刷を行い、校合を行うものとする。ただし、議会に提出する議案及び新発田地域広域事務組合公告式条例(昭和46年新発田地域広域事務組合条例第1号)に定める管理者の権限に基づく文書の校合は、文書事務主管係において行うものとする。
(公印の押印)
第32条 原議と校合済みの文書は、新発田地域広域事務組合公印規程(昭和54年新発田地域広域事務組合訓令第6号)の定める管守者に提示し、その承認を受けたうえで公印を押印し、かつ、契印する。ただし、軽易な文書及び印刷に付した同文の往復文書等には、公印及び契印を省略することができる。
2 前項に定める提示及び承認が時間的理由等により困難な場合は、公印使用簿に記載し、別途承認を受けることで提示及び承認に代えることができる。
(文書の送達)
第33条 発送する文書等は、主管課等において包装、あて先等を記載し、文書事務担当係に回付し、発送しなければならない。
(発送の方法)
第34条 主管課等は、前条の規定により文書等を発送するときは、原則として切手受払簿に記載したうえ、切手を貼り付け郵便により発送するものとする。ただし、郵便により難いものについては、この限りでない。
2 第11条第2項第2号及び第3号に規定する文書は、ファクシミリを利用して発送の手続を行うことができるものとする。
4 第11条第4項第2号及び第3号に規定する文書は、電子メールにより発送の手続を行うことができるものとする。
(完結)
第35条 事務処理の完結した文書について主管課等の担当者は、文書件名簿及び起案書に完結年月日を記入するものとする。
(1) 議案及び議会に報告する案件 議会に提案又は報告した日
(2) 例規文書 公示又は令達をした日
(3) 照会、申請等の往復文書 回答若しくは許可の指令等を発送した又は回答若しくは許可の指令等が到達した日
(4) 方針伺い、復命書、報告その他上司の決裁を必要とするもの その決裁が終了した日
(5) 帳簿類 当該帳簿類閉鎖の日
(6) 出納に関する証拠書類 出納を決定した日
(7) 契約関係文書 当該契約事項の履行の完了した日
(8) 処理(契約を含む。)伺いその他一般文書 当該文書の案件が施行された日
第6章 整理及び保管
(文書整理の原則)
第36条 文書は、誰でもすぐ引き出せるよう系統的に分類し、課等ごとにファイル基準表に定めるところに従いファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)により常に整理しておかなければならない。ただし、伝票、カード、図面、台帳又はその他の文書でキャビネットに収納することが不適当であるものは、保管庫等に収納して整理することができる。
2 前項本文の場合、当該文書が2以上の事務に関連するものであるときは、最も関係の深い事務に従うものとする。
3 職員は、利用参照する場合のほか、手許に文書を保有してはならない。
4 一時の通知又は資料等で後日参照を必要としない文書は、保管することなく廃棄するものとする。
(ファイリングシステム推進者等の設置)
第37条 文書保管の単位は、課等とし保管単位ごとに次の各号の推進者等を置き、ファイリングシステムの適確な運営を図らなければならない。
(1) 推進者 課等内のファイリングシステムの基本的事項を計画し、適正な管理と改善について課等内職員を指導する。
(2) 責任者 文書整理の指導及び保管期間並びに保存期間の審査を行うとともに、担当者を指揮し、ファイル基準表等の作成及び担当内のシステムを推進する。
(3) 担当者 担当内の文書整理及び保管に関する日常の業務並びにキャビネット内の整備を行う。
(ファイル基準表)
第38条 課長等は、ファイリングシステム推進者等を指揮して、その所掌事務に係る文書についてファイル基準表を設定し、毎年4月1日までにその写しを文書事務主管係に提出しなければならない。また、当該基準表を修正したときは、速やかにその旨を文書事務主管係に報告するものとする。
2 ファイル基準表は、文書が最も利用され易いように分類することを原則とし、次の各号により作成しなければならない。
(1) 固有事務に関する文書と共通事務に関する文書を区分すること。
(2) 同種の事務に属し、かつ、保存期間を同じくする文書をまとめて個別フォルダーの標題を定めること。一つの個別フォルダーに含まれる文書の量が多いときは、更に細分して個別フォルダーの標題を定めるものとする。
(3) 同種の事務に属する数箇の個別フォルダーをまとめて中見出(第2ガイド)を、数箇の中見出しをまとめて大見出(第1ガイド)をつけること。
(4) ファイル標題ごとに移し替えの時期、移し替えの場所、保管期間、保存期間、保管、保存の場所等を定めること。
(5) 第36条第1項ただし書による文書の保管管理については、ファイル基準表を準用する。
(ファイリングキャビネット)
第39条 キャビネットは、原則として3段キャビネットを用い、上2段に現年度文書を、下1段に前年度完結文書を収納するものとする。
2 キャビネットの引出しには、ファイル基準表に従つて手前から順に第1ガイド、第2ガイド、個別フォルダーを配列する。この場合、第2ガイド(第2ガイドのない場合は第1ガイド)ごとにその標題をつけた雑フォルダーを個別フォルダーの最前に配列するものとする。
3 フォルダー内に収容する文書は、完結年月日の古いものから順に置き、最も新しいものが最前に位置するように配列しなければならない。
(文書の保管)
第40条 現年度の文書(完結文書を含む。)は、課等において保管するほか、当該年度の終了の日の翌日から起算して、なお1年間は課等で保管しなければならない。
2 キャビネットの上2段に保管する文書は、常時参照するものを除き、年度の代る際キャビネットの最下段に移し替えるものとする。ただし、次に掲げる文書は、原則として移し替えることなく廃棄するものとする。
(1) 一時の照会回答等の文書で、後日参照を必要としないもの
(2) 統計表、その他製表の材料にした書類
(3) その他年度経過後保管する必要のないもの
(保管文書の持出)
第41条 他課等において保管中の文書を持出ししようとする職員は、文書を保管している課等の推進者等に、口頭又は文書により通知するものとする。
2 保管文書を当該課等の職員が使用するため持出ししようとするときは、確実にもとの位置に収納できるような手段を採るものとする。
3 持出しした文書は、転貸してはならない。
4 持出しを受けた文書を汚損し、又は紛失し、その他事故が生じたときは、直ちにその旨をその文書の主管課長に申出なければならない。
(保管文書の整理点検)
第42条 課等のファイリング責任推進者及び担当主任は、毎月末キャビネットに保管中の文書の状況について、ファイル基準表に基づき整理点検を行わなければならない。
2 文書管理の適確な維持を図るため、文書事務主管係長は適時課等におけるキャビネットに保管中の文書の状況について査察し、不備な点がある場合は適切な助言を与えるものとする。
第7章 文書の保存及び廃棄
(文書の保存)
第43条 課長等は、第40条の規定による保管期間を満了した文書で更に保存を必要とするものについて、文書保存箱に文書内容を記載のうえ、保存期間別に書庫に必要な期間保管しなければならない。
2 前条の規定にかかわらず、文書保存箱に格納することが不適当であるものについては、適宜別の方法により保存することができる。
(文書保存の期間)
第44条 文書の保存期間は、特に定めのあるものを除き永年、10年、5年、3年、1年の5種としその区分はおおむね次のとおりとする。
(1) 永年保存とするもの
ア 例規の原議
イ 議会の会議録、議決書等議会関係重要書類
ウ 所轄行政庁の指令、訓令通達等で重要なもの
エ 訴願、訴訟及び審査請求に関する書類で重要なもの
オ 財産関係書類で重要なもの
カ 契約関係書類で重要なもの
キ 職員の任免、進退、賞罰に関する書類で重要なもの
ク 統計表、図面その他の図書で重要なもの
ケ 特殊の処分、又は事務の創始、改廃に関する書類で重要なもの
コ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
サ 会計事務に関する書類中重要なもの
シ 機関の設置、廃止に関する書類で重要なもの
ス 叙位・叙勲及び表彰に関する文書
セ その他永年保存の必要があると認める重要な書類
(2) 10年保存とするもの
ア 前号に掲げる書類に準ずる比較的重要なもの
イ 陳情及び請願等に関する文書
ウ 法規により施行処分したもので重要なもの
エ その他10年保存の必要があると認めるもの
(3) 5年保存とするもの
ア 給与等に関する書類で主なもの
イ 前2号に該当しない文書で5年間保存の必要があると認めるもの
(4) 3年保存とするもの
ア 議会に関するもので比較的軽易なもの
イ 決算の認定を終つた金銭物品に関するもので主なもの
ウ 指令、通達、願、届書その他往復文書で主なもの
(5) 1年保存とするもの
2 前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められているもの及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のあるものについては、それぞれ法令等の定める期間及び時効期間を保存期間とする。
(書庫の管理)
第46条 書庫は文書事務主管係において管理する。ただし、広域合同庁舎外の課等にあつては、その長が管理する。
2 書庫の使用については、別に定めるところによる。
(廃棄手続等)
第47条 推進者は、毎年4月に保存期間を満了した文書を調査し、関係する課長等に協議のうえ、廃棄するものとする。
2 責任者は、関係する課長等と協議のうえ、保存期間の満了しない文書のうち、保存の必要がないと認められるに至つたものは、前項の例によつて廃棄することができる。
3 責任者は、廃棄する文書で他に悪用のおそれのあるもの又は秘密に属するものは焼却又は裁断する等の処置をしなければならない。
第8章 補則
(帳票その他の様式)
第48条 この規程により使用する帳票その他の様式は別に定める。
(その他)
第49条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第3号)
この規程は、平成26年4月1日から実施する。
附則(平成28年訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から実施する。
附則(令和3年訓令第1号)
この規程は、令和3年4月1日から実施した。
附則(令和5年訓令第3号)
この規程は、令和5年10月1日から実施する。